Introducción de los Sistemas

INTRODUCCION A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

PRESENTADO POR YINETH TATIANA TORRES BARON

CÓDIGO: 200822552

PRESENTADO A: RICARDO SANTOS

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA YTECNOLOGICA DE COLOMBIA  FACULTAD DE ESTUDIOS DE ESTUDIOS A DISTANCIA  FESAD DUITAMA

Todos los negocios, ya sean de productos o servicios, involucran transacciones a lo largo de la cadena de abastecimiento: productores con industriales, industriales con mayoristas, mayoristas con detallistas, detallistas con consumidores. Todo esto genera grandes volúmenes de transacciones basadas en papel en cada etapa: órdenes de compra, facturas, catálogos, notas de entrega, balances bancarios, documentos legales, etc.

El reto para toda dirección de negocios consiste en administrar este flujo de información de una manera eficiente, costeable y productiva. El dato apropiado en cada etapa debe ser extraído, procesado, comunicado y almacenado en forma rápida, precisa y barata.

Históricamente, el papel ha sido el único medio de comunicación de información para la administración, transacciones y comercio. Un comercio basado en papel requiere de manejo manual, lo cual da como resultado: retrasos, costos y gastos. La computación y las telecomunicaciones constituyen una alternativa que agiliza el flujo de información y mejora su precisión y eficiencia.

Hoy en día, no se puede concebir una buena administración empresarial, sin hacer uso de la herramienta fundamental como lo es la Informática; podemos afirmar que en un futuro inmediato, a todo administrador, cualquiera que sea su sector económico, que pretenda competir de manera eficaz e imaginativa, le será absolutamente imposible hacerlo sin contar con los recursos que, hoy ya tiene a su disposición con la imagen, la informática y las tecnologías modernas de la comunicación.

La información es uno de los recursos más importantes de una empresa y es utilizada como materia prima por todos los departamentos de la misma para efectuar su toma de decisiones. Desde el departamento de mercadotecnia, hasta el de producción requieren de información oportuna, confiable y especializada que les permita desarrollar con efectividad su trabajo. Día a día se desarrollan métodos más eficientes y rápidos que puedan proveer a la empresa de información con calidad, lo que hace que los sistemas de información computarizados tengan cada vez mayor demanda.

En muchas ocasiones para alcanzar el nivel óptimo de competitividad deseado por la alta dirección de las organizaciones donde la computación es un factor decisivo para obtener ese nivel, es necesario rediseñar todos o algunos de los procesos administrativos críticos, ya que no basta con simplemente computarizar los ya existentes, es decir deberá aplicarse en la organización la reingeniería de procesos.

Los sistemas de información se centran en el diseño y desarrollo de sistemas computacionales de apoyo al proceso de toma de decisiones, y de cómo combinarlos con los diferentes enfoques administrativos. Se utilizan técnicas y herramientas adecuadas para estructurar y entrelazar en forma efectiva: los modelos cuantitativos, cualitativos y de información con las interfaces apropiadas al usuario, y con las bases de información para que el usuario fundamente y realice decisiones eficaces a altos niveles estratégicos de la organización. Se combinan los conceptos de sistemas expertos a los convencionales para un apoyo integrado e inteligente a los procesos administrativos.

Se realiza la planeación a largo plazo de la inversión en sistemas de información y de su aplicación al desarrollo empresarial. Se analiza cómo la tecnología de información ha modificado las estructuras y sistemas organizacionales modernos. Se presentan modelos gerenciales de sistemas de información y su interconexión con las actividades de origen estratégico que se realizan en la empresa. Se analizan diferentes esquemas de uso de la información como herramienta estratégica dentro de la organización.

Proporcionar las bases técnicas necesarias y hacer del conocimiento general que: La herramienta más importante de los últimos años, la computadora, permite crear una estructura de información completa para las áreas administrativas de una organización con las siguientes características: que sea correcta, que esté disponible en el momento en que se necesite y que pueda ser accesada desde cualquier lugar.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

 MODOS DE UTILIZACIÓN

Cómo deben comportarse los sistemas de información en la vida diaria de un administrador. En casa, en una pequeña empresa, hasta una gran organización. El modelo de lo que debería ser un sistema de información, como las recetas de cocina, para llegar a un objetivo en particular: el organizar una cena para determinado grupo de amistades. ¿Qué es un sistema de información (menús, recetas, ingredientes, invitados)? y ¿cómo un administrador, director o personal operativo se convierte en usuario de un sistema, ya sea, para recuperar elementos específicos de información o para ayudarse a tomar decisiones o para llevar un registro de sucesos?. Lo cual comprende la utilización principal de los sistemas de información: recuperación de información, apoyo a toma de decisiones y el proceso de las operaciones.

VISIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La posibilidad de utilizar un equipo de cómputo en apoyo al manejo de un sistema de información deberá determinarse de acuerdo con el volumen de datos, rapidez con que se quieran recuperar, los cálculos repetitivos, la impresión de presentaciones, la posibilidad de comunicarse con otros equipos, etc. Debemos tomar en cuenta que el equipo hace lo que se le ordena, no puede anticipar necesidades, tiene limitaciones de comunicación, y es completamente literal en la interpretación de órdenes que se le proporciona, pero tiene sus aplicaciones. Los equipos de cómputo son buenos para almacenar y manipular una gran cantidad de datos. Un sistema de información debe configurarse de modo que sería posible realizar cosas como localizar un dato en especial o un conjunto de datos utilizando ciertos criterios más complejos de selección. Podría usarse en la recuperación de información o ayudar en la selección de información que reúna los criterios que uno ha decidido.

 TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

Después de la Segunda Guerra Mundial, EEUU se encontró en una situación favorable para que sus grandes corporaciones crecieran y desarrollaran sistemas de operación en donde se conjugaban la existencia de múltiples plantas y empresas, así, cuando sale al mercado mundial, lo hace sobre otras bases de funcionamiento y respaldada por un sistema financiero sólido basado en el “patrón dólar”. Los rasgos comunes de las empresas transnacionales parecen predominar respecto a las características diferenciales. Su carácter de empresas privadas, líderes en los países capitalistas avanzados, que se expanden fundamentalmente en sectores con estructura oligopólica y que se ofertan principalmente hacia los mercados de países de mayor tamaño y nivel de ingreso, condicionan los elementos fundamentales de su comportamiento.

La participación creciente de las empresas transnacionales en el comercio internacional conduce a que una proporción cada vez mayor de los flujos de bienes se canalicen al interior de éstas empresas y se sustraigan a la competencia del mercado internacional. La función de liderazgo que desempeñaban las empresas transnacionales se atribuye en gran parte a la magnitud de los recursos que canalizan a las actividades de investigación tecnológica. La concentración del flujo de bienes de capital, en los cuales se incorpora una proporción importante del progreso técnico, entre el grupo de países proveedores de tecnología, conduce a prever que cada vez en mayor medida serán las condiciones técnico-económicas que prevalecen en esos mercados, las que orienten y estimulen el esfuerzo de innovaciones y progreso técnico. El alto grado de concentración de la oferta es la característica básica del mercado internacional de tecnología. Un reducido número de empresas transnacionales generan, con base en las actividades de investigación y desarrollo, una proporción elevada de la oferta tecnológica disponible. La valoración de los flujos “cautivos” de tecnología sugiere la conveniencia de analizar las tendencias en el mercado internacional que son el vehículo a través de las cuales se incorpora una porción importante del progreso técnico.

Lo fundamental es destacar la importancia decisiva que sobre la importación de tecnología, ejercen las opciones que se efectúan en el ámbito de la política industrial. Analizar el destino de la tecnología que se importa, distinguiendo entre las empresas y las filiales de empresas transnacionales, que es la procedencia de la tecnología que importa la industria bajo la forma de bienes de capital y de contratos de transferencia tecnológica.

 CONCEPTO DE SISTEMAS

El sistema es la idea de ver a la organización como un todo y no como una serie de partes que pueden o no estar relacionadas. Este concepto tiene un gran potencial para integrar y coordinar todas las actividades de la empresa, afinando en mayor grado los métodos y procedimientos y simplificando ampliamente el trabajo de la administración, La necesidad de extender el uso de sistemas de información se acentúa por la existencia de grandes y complejas organizaciones, la competencia y una reducción considerable para los errores en la toma de decisiones de la dirección.

Toda persona, en las áreas de administración necesita estar familiarizada con las capacidades de la computación para usar inteligentemente sus servicios aún sin tener conocimientos técnicos. Los costos para realizar las actividades administrativas son altos, lo cual hace necesario el establecer estándares para hacer estas actividades y llenar controles para asegurar un máximo rendimiento al medir: tiempo, calidad, cantidad y costos.

La organización de la función del proceso de datos debe basarse en un solo criterio: el servicio que proporciona a los elementos de la empresa. La administración de sistemas de información debe contribuir generalmente a la dirección de la corporación para la planeación y control, y debe servir a todos los departamentos funcionales. Por otro lado, sin una buena planeación, organización, sistemas eficientes y toda la cooperación del personal afectado, la computadora es un poder frustrado. El objetivo de toda administración es ver que todo el trabajo necesario sea llevado a cabo con eficiencia.

 IDEAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un sistema es un grupo interactivo de cosas que queremos tratar como un conjunto para un propósito particular. Cuando un sistema es ideado y creado para un uso en particular se dice que es un sistema personal; alguien más que quisiera hacer lo mismo podría configurarlo de distinta manera. En una organización encontramos sistemas que son utilizados por diferentes personas, generalmente para realizar tares rutinarias; en estos sistemas se supone que todos efectúan las mismas tareas, y se les conoce como sistemas institucionales.

“Un sistema es un conjunto de componentes, conectados conjuntamente en una forma organizada. Los componentes están afectados al estar en el sistema y el comportamiento de éste cambia si lo abandonan. Este conjunto organizado hace algo y ha sido identificado como de particular interés.”

Vemos a los sistemas como aceptando entradas desde el entorno, y emitiendo salidas hacia él. Un sistema cerrado es uno que no tenga entradas ni salidas, es decir, que esté completamente aislado de su entorno. Un sistema abierto es uno con entradas y salidas. Una subclase importante de sistemas es la que se refiere a los sistemas significativos, o los sistemas que tienen un objetivo bien definido.

Muchos sistemas son extremadamente complejos, y es muy útil dividirlos en sistemas más pequeños interconectados llamados subsistemas; son sistemas y también pueden subdividirse en subsistemas menores hasta que se alcance un nivel conceptual conveniente de subdivisión. La elección de los subsistemas se determina en al análisis final por la visión global que queremos adoptar sobre dicho sistema. Lo que queremos es que las interacciones dentro de cada subsistema sean más fuertes de las existentes en el entorno (en los otros subsistemas). Al nivel de interacción entre subsistemas se conoce como acoplamiento. Es bueno hacer notar que el desacoplamiento de subsistemas puede tener un efecto negativo, o contraproducente: cada uno de los subsistemas trabaja correctamente, pero el sistema en su totalidad no funciona bien porque los subsistemas operan sin tener en cuenta al sistema como un todo.

Los sistemas llevan consigo mecanismos de control que se emplean para comprobar el comportamiento y para irse adaptando a circunstancias variables, ya sea en el entorno o dentro del sistema. Donde no se puedan prevenir los problemas es necesario detectar y corregir los potenciales antes de que pasen a ser graves. Mediante las salidas de los sistemas se pueden tomar acciones correctoras, en la forma de cambiar o renovar las entradas, pueden realizarse ajustes a las máquinas, o pueden tomarse importantes decisiones de negocios.

Es más productivo analizar un sistema en términos de las funciones que realiza, o que se presume efectúa (visión funcional) que de una manera estructural (visión estructural), porque en muchas ocasiones es una visión muy estática. Debería ser posible derivar una visión general de las organizaciones que ponga un mayor énfasis en sus características comunes y que nos permita aplicar nuestra experiencia particular en un tipo de organización a los problemas que se encuentran en otras.

 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La característica esencial de un sistema de información es el uso de registro de datos para representar el movimiento, el estado o la existencia de objetos en algún otro sistema, los cuales pueden ser físicos o abstractos. Ej. Un almacén formado por bienes: llegan, se guardan y se venden. Se empieza confeccionando registros de lo que hay. El conjunto de registros y los medios que se utilizan para conservarlos, constituyen un sistema de información. El sistema de información es un modelo o representación de un sistema físico, con el cual también interactúa, y los dos pueden contemplarse como subsistemas de un sistema organizativo más amplio. Las entradas al sistema de información desde el sistema físico son observaciones, mientras que las salidas son reglas para actuar; aunque también conlleva entradas y salidas que son puramente información y no van acompañadas de movimiento alguno.

Los sistemas de información no están restringidos a representar objetos físicos, también pueden representar abstracciones.

Tipos de modelos de un sistema de información: “tal como es” corresponde a los sistemas tradicionales de procesos de datos; “tal como debería ser” implica el uso del sistema en forma de normativa, y “como debería ser” es un modelo predictivo, se utiliza para modelizar consecuencias de posibles decisiones y permite la selección del curso más apropiado de la acción. Dentro de una organización, los sistemas de información más grandes son los que realizan las principales funciones; por ejemplo, la nómina. Son sistemas institucionales que tienden a ser descriptivos con algún componente de normativa, mientras que los sistemas personales se usan con más frecuencia en una predictiva.

La materia prima de un sistema de información son los datos: nombres, números, descripciones y muchas otras cosas. Debemos ser selectivos al recoger datos, despiadados al escogerlos, y capaces de organizarlos de tal forma que sean comprensibles y útiles para que puedan usarse. Existen dos aspectos interrelacionados en cualquier sistema de información: los mismos datos, su estructura inherente y sus propiedades; y, la forma en que van a usarse los datos y por quién. Una información útil en el sistema puede obtenerse a partir de los datos: seleccionando datos relevantes de objetos o grupo de ellos, agregando datos, y transformando datos. Es útil distinguir entre datos actuales y datos históricos, con lo cual se puede decir que los datos se guardan en un sistema para dos propósitos: guardar un registro de lo que ha ocurrido, y como una base para tomar decisiones. También hay distintos niveles de información necesarios: nivel operacional, que hace cosas, y un nivel de dirección, que supervisa y planifica. La información requerida en un nivel operacional necesita estar bien detallada y ser actual y válida minuto a minuto, mientras que la información de la dirección generalmente está resumida y puede ser antigua. Los requisitos de la información de una parte de la organización son que esta sea: conveniente, precisa, relevante y, accesible, lo cual está implícito en un sistema de información.

 REPRESENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La representación de sistemas es a través de diagramas, los que son más fáciles de comprender, y comprobar en precisión. Son aproximaciones estructuradas que dan una visión funcional (qué se hace) del sistema de información y están basadas en uso de diagramas de flujo de datos. Mediante el uso de modelos de datos como el modelo Relación-Identidad se obtiene una visión global de los datos. También se debe representar la forma en que se está implementando (cómo se hace) un sistema. Los diagramas de flujo de datos contienen cuatro elementos: archivos, procesos, movimientos de datos y objetos externos al sistema; y son una herramienta de modelización con tres restricciones clave: son una representación del sistema de información, no del sistema físico; no contienen información sobre la secuencia o la temporización de los procesos; y, representan una abstracción del sistema en términos de sus funciones.

Para completar la representación se deben proporcionar especificaciones de los procesos y un diccionario de datos, el cual tiene más detalle sobre el contenido de los archivos y flujo de datos. Las partes principales para dibujar un diagrama de flujo de datos son: descomposición funcional, seguimiento de los flujos de datos y el uso de un diagrama físico de flujo de datos.

Los modelos de datos sirven para analizar los datos en el sistema como un todo, y mostrando cómo pueden organizarse para eliminar duplicados y redundancias, y de esa manera, alcanzar mejores implementaciones. El modelo entidad-relación pertenece a una clase de modelos conocida como nivel objeto, la cual describe a los datos en términos de objetos en el sistema; también se les conoce como modelos conceptuales. Para llevar esto a una representación gráfica, se deben identificar muy bien los objetos de datos, que se denominan entidades, los cuales tienen ciertas propiedades o atributos. Un atributo se convierte en un identificador cuando se utiliza para encontrar una información en particular y puede ser que algún atributo o más se conviertan en identificadores para ser más específicos en las búsquedas. En alguna implementación en particular, estos identificadores pasan a ser clave primaria o clave principal y es el orden en que está almacenada la información. Existe una segunda clase de modelos llamados de nivel implementación, los cuales tienden a trabajar en un nivel más detallado; incluyen los modelos relacionales, de redes y jerárquicos.

Como primer punto, debemos comprender lo que es un computador o un equipo computacional, y medir sus posibilidades. Los hay desde muy pequeños, de hogar, personales, donde se puede llevar fácilmente una pequeña administración personal, hasta grandes equipos, donde las empresas grandes pueden llevar procesos simultáneos de finanzas, ventas, compras, etc., e integrar estos sistemas para una posterior explotación de la información desde niveles operacionales hasta la alta dirección.