INTRODUCCION
A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PRESENTADO
POR YINETH TATIANA TORRES BARON
CÓDIGO:
200822552
PRESENTADO
A: RICARDO SANTOS
UNIVERSIDAD
PEDAGOGICA YTECNOLOGICA DE COLOMBIA
FACULTAD DE ESTUDIOS DE ESTUDIOS A DISTANCIA FESAD DUITAMA
Todos los negocios, ya
sean de productos o servicios, involucran transacciones a lo largo de la cadena
de abastecimiento: productores con industriales, industriales con mayoristas,
mayoristas con detallistas, detallistas con consumidores. Todo esto genera grandes
volúmenes de transacciones basadas en papel en cada etapa: órdenes de compra,
facturas, catálogos, notas de entrega, balances bancarios, documentos legales,
etc.
El reto para toda
dirección de negocios consiste en administrar este flujo de información de una
manera eficiente, costeable y productiva. El dato apropiado en cada etapa debe
ser extraído, procesado, comunicado y almacenado en forma rápida, precisa y
barata.
Históricamente, el papel
ha sido el único medio de comunicación de información para la administración,
transacciones y comercio. Un comercio basado en papel requiere de manejo
manual, lo cual da como resultado: retrasos, costos y gastos. La computación y
las telecomunicaciones constituyen una alternativa que agiliza el flujo de información
y mejora su precisión y eficiencia.
Hoy en día, no se puede
concebir una buena administración empresarial, sin hacer uso de la herramienta
fundamental como lo es la Informática; podemos afirmar que en un futuro
inmediato, a todo administrador, cualquiera que sea su sector económico, que
pretenda competir de manera eficaz e imaginativa, le será absolutamente
imposible hacerlo sin contar con los recursos que, hoy ya tiene a su
disposición con la imagen, la informática y las tecnologías modernas de la comunicación.
La información es uno de
los recursos más importantes de una empresa y es utilizada como materia prima
por todos los departamentos de la misma para efectuar su toma de decisiones.
Desde el departamento de mercadotecnia, hasta el de producción requieren de
información oportuna, confiable y especializada que les permita desarrollar con
efectividad su trabajo. Día a día se desarrollan métodos más eficientes y
rápidos que puedan proveer a la empresa de información con calidad, lo que hace
que los sistemas de información computarizados tengan cada vez mayor demanda.
En muchas ocasiones para
alcanzar el nivel óptimo de competitividad deseado por la alta dirección de las
organizaciones donde la computación es un factor decisivo para obtener ese
nivel, es necesario rediseñar todos o algunos de los procesos administrativos
críticos, ya que no basta con simplemente computarizar los ya existentes, es
decir deberá aplicarse en la organización la reingeniería de procesos.
Los sistemas de
información se centran en el diseño y desarrollo de sistemas computacionales de
apoyo al proceso de toma de decisiones, y de cómo combinarlos con los
diferentes enfoques administrativos. Se utilizan técnicas y herramientas
adecuadas para estructurar y entrelazar en forma efectiva: los modelos
cuantitativos, cualitativos y de información con las interfaces apropiadas al
usuario, y con las bases de información para que el usuario fundamente y
realice decisiones eficaces a altos niveles estratégicos de la organización. Se
combinan los conceptos de sistemas expertos a los convencionales para un apoyo
integrado e inteligente a los procesos administrativos.
Se realiza la planeación
a largo plazo de la inversión en sistemas de información y de su aplicación al
desarrollo empresarial. Se analiza cómo la tecnología de información ha
modificado las estructuras y sistemas organizacionales modernos. Se presentan
modelos gerenciales de sistemas de información y su interconexión con las
actividades de origen estratégico que se realizan en la empresa. Se analizan
diferentes esquemas de uso de la información como herramienta estratégica
dentro de la organización.
Proporcionar las bases
técnicas necesarias y hacer del conocimiento general que: La herramienta más
importante de los últimos años, la computadora, permite crear una estructura de
información completa para las áreas administrativas de una organización con las
siguientes características: que sea correcta, que esté disponible en el momento
en que se necesite y que pueda ser accesada desde cualquier lugar.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
MODOS DE UTILIZACIÓN
Cómo deben comportarse
los sistemas de información en la vida diaria de un administrador. En casa, en
una pequeña empresa, hasta una gran organización. El modelo de lo que debería ser
un sistema de información, como las recetas de cocina, para llegar a un
objetivo en particular: el organizar una cena para determinado grupo de
amistades. ¿Qué es un sistema de información (menús, recetas, ingredientes,
invitados)? y ¿cómo un administrador, director o personal operativo se
convierte en usuario de un sistema, ya sea, para recuperar elementos
específicos de información o para ayudarse a tomar decisiones o para llevar un
registro de sucesos?. Lo cual comprende la utilización principal de los
sistemas de información: recuperación de información, apoyo a toma de
decisiones y el proceso de las operaciones.
VISIÓN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
La posibilidad de
utilizar un equipo de cómputo en apoyo al manejo de un sistema de información
deberá determinarse de acuerdo con el volumen de datos, rapidez con que se
quieran recuperar, los cálculos repetitivos, la impresión de presentaciones, la
posibilidad de comunicarse con otros equipos, etc. Debemos tomar en cuenta que
el equipo hace lo que se le ordena, no puede anticipar necesidades, tiene
limitaciones de comunicación, y es completamente literal en la interpretación
de órdenes que se le proporciona, pero tiene sus aplicaciones. Los equipos de
cómputo son buenos para almacenar y manipular una gran cantidad de datos. Un
sistema de información debe configurarse de modo que sería posible realizar
cosas como localizar un dato en especial o un conjunto de datos utilizando
ciertos criterios más complejos de selección. Podría usarse en la recuperación
de información o ayudar en la selección de información que reúna los criterios
que uno ha decidido.
TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
Después de la Segunda
Guerra Mundial, EEUU se encontró en una situación favorable para que sus
grandes corporaciones crecieran y desarrollaran sistemas de operación en donde
se conjugaban la existencia de múltiples plantas y empresas, así, cuando sale
al mercado mundial, lo hace sobre otras bases de funcionamiento y respaldada
por un sistema financiero sólido basado en el “patrón dólar”. Los rasgos
comunes de las empresas transnacionales parecen predominar respecto a las
características diferenciales. Su carácter de empresas privadas, líderes en los
países capitalistas avanzados, que se expanden fundamentalmente en sectores con
estructura oligopólica y que se ofertan principalmente hacia los mercados de
países de mayor tamaño y nivel de ingreso, condicionan los elementos
fundamentales de su comportamiento.
La participación
creciente de las empresas transnacionales en el comercio internacional conduce
a que una proporción cada vez mayor de los flujos de bienes se canalicen al
interior de éstas empresas y se sustraigan a la competencia del mercado
internacional. La función de liderazgo que desempeñaban las empresas
transnacionales se atribuye en gran parte a la magnitud de los recursos que
canalizan a las actividades de investigación tecnológica. La concentración del
flujo de bienes de capital, en los cuales se incorpora una proporción
importante del progreso técnico, entre el grupo de países proveedores de
tecnología, conduce a prever que cada vez en mayor medida serán las condiciones
técnico-económicas que prevalecen en esos mercados, las que orienten y
estimulen el esfuerzo de innovaciones y progreso técnico. El alto grado de
concentración de la oferta es la característica básica del mercado
internacional de tecnología. Un reducido número de empresas transnacionales
generan, con base en las actividades de investigación y desarrollo, una
proporción elevada de la oferta tecnológica disponible. La valoración de los
flujos “cautivos” de tecnología sugiere la conveniencia de analizar las
tendencias en el mercado internacional que son el vehículo a través de las
cuales se incorpora una porción importante del progreso técnico.
Lo fundamental es destacar
la importancia decisiva que sobre la importación de tecnología, ejercen las
opciones que se efectúan en el ámbito de la política industrial. Analizar el
destino de la tecnología que se importa, distinguiendo entre las empresas y las
filiales de empresas transnacionales, que es la procedencia de la tecnología
que importa la industria bajo la forma de bienes de capital y de contratos de
transferencia tecnológica.
CONCEPTO DE SISTEMAS
El sistema es la idea de
ver a la organización como un todo y no como una serie de partes que pueden o
no estar relacionadas. Este concepto tiene un gran potencial para integrar y
coordinar todas las actividades de la empresa, afinando en mayor grado los
métodos y procedimientos y simplificando ampliamente el trabajo de la
administración, La necesidad de extender el uso de sistemas de información se
acentúa por la existencia de grandes y complejas organizaciones, la competencia
y una reducción considerable para los errores en la toma de decisiones de la
dirección.
Toda persona, en las
áreas de administración necesita estar familiarizada con las capacidades de la
computación para usar inteligentemente sus servicios aún sin tener
conocimientos técnicos. Los costos para realizar las actividades
administrativas son altos, lo cual hace necesario el establecer estándares para
hacer estas actividades y llenar controles para asegurar un máximo rendimiento
al medir: tiempo, calidad, cantidad y costos.
La organización de la
función del proceso de datos debe basarse en un solo criterio: el servicio que
proporciona a los elementos de la empresa. La administración de sistemas de
información debe contribuir generalmente a la dirección de la corporación para
la planeación y control, y debe servir a todos los departamentos funcionales. Por
otro lado, sin una buena planeación, organización, sistemas eficientes y toda
la cooperación del personal afectado, la computadora es un poder frustrado. El
objetivo de toda administración es ver que todo el trabajo necesario sea
llevado a cabo con eficiencia.
IDEAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Un sistema es un grupo
interactivo de cosas que queremos tratar como un conjunto para un propósito
particular. Cuando un sistema es ideado y creado para un uso en particular se
dice que es un sistema personal; alguien más que quisiera hacer lo mismo podría
configurarlo de distinta manera. En una organización encontramos sistemas que
son utilizados por diferentes personas, generalmente para realizar tares
rutinarias; en estos sistemas se supone que todos efectúan las mismas tareas, y
se les conoce como sistemas institucionales.
“Un sistema es un
conjunto de componentes, conectados conjuntamente en una forma organizada. Los
componentes están afectados al estar en el sistema y el comportamiento de éste
cambia si lo abandonan. Este conjunto organizado hace algo y ha sido
identificado como de particular interés.”
Vemos a los sistemas
como aceptando entradas desde el entorno, y emitiendo salidas hacia él. Un
sistema cerrado es uno que no tenga entradas ni salidas, es decir, que esté
completamente aislado de su entorno. Un sistema abierto es uno con entradas y
salidas. Una subclase importante de sistemas es la que se refiere a los
sistemas significativos, o los sistemas que tienen un objetivo bien definido.
Muchos sistemas son
extremadamente complejos, y es muy útil dividirlos en sistemas más pequeños
interconectados llamados subsistemas; son sistemas y también pueden
subdividirse en subsistemas menores hasta que se alcance un nivel conceptual
conveniente de subdivisión. La elección de los subsistemas se determina en al
análisis final por la visión global que queremos adoptar sobre dicho sistema.
Lo que queremos es que las interacciones dentro de cada subsistema sean más
fuertes de las existentes en el entorno (en los otros subsistemas). Al nivel de
interacción entre subsistemas se conoce como acoplamiento. Es bueno hacer notar
que el desacoplamiento de subsistemas puede tener un efecto negativo, o
contraproducente: cada uno de los subsistemas trabaja correctamente, pero el
sistema en su totalidad no funciona bien porque los subsistemas operan sin
tener en cuenta al sistema como un todo.
Los sistemas llevan
consigo mecanismos de control que se emplean para comprobar el comportamiento y
para irse adaptando a circunstancias variables, ya sea en el entorno o dentro
del sistema. Donde no se puedan prevenir los problemas es necesario detectar y
corregir los potenciales antes de que pasen a ser graves. Mediante las salidas
de los sistemas se pueden tomar acciones correctoras, en la forma de cambiar o
renovar las entradas, pueden realizarse ajustes a las máquinas, o pueden
tomarse importantes decisiones de negocios.
Es más productivo
analizar un sistema en términos de las funciones que realiza, o que se presume
efectúa (visión funcional) que de una manera estructural (visión estructural),
porque en muchas ocasiones es una visión muy estática. Debería ser posible
derivar una visión general de las organizaciones que ponga un mayor énfasis en
sus características comunes y que nos permita aplicar nuestra experiencia
particular en un tipo de organización a los problemas que se encuentran en
otras.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La característica
esencial de un sistema de información es el uso de registro de datos para
representar el movimiento, el estado o la existencia de objetos en algún otro
sistema, los cuales pueden ser físicos o abstractos. Ej. Un almacén formado por
bienes: llegan, se guardan y se venden. Se empieza confeccionando registros de
lo que hay. El conjunto de registros y los medios que se utilizan para
conservarlos, constituyen un sistema de información. El sistema de información
es un modelo o representación de un sistema físico, con el cual también
interactúa, y los dos pueden contemplarse como subsistemas de un sistema
organizativo más amplio. Las entradas al sistema de información desde el
sistema físico son observaciones, mientras que las salidas son reglas para
actuar; aunque también conlleva entradas y salidas que son puramente
información y no van acompañadas de movimiento alguno.
Los sistemas de
información no están restringidos a representar objetos físicos, también pueden
representar abstracciones.
Tipos de modelos de un
sistema de información: “tal como es” corresponde a los sistemas tradicionales
de procesos de datos; “tal como debería ser” implica el uso del sistema en
forma de normativa, y “como debería ser” es un modelo predictivo, se utiliza
para modelizar consecuencias de posibles decisiones y permite la selección del
curso más apropiado de la acción. Dentro de una organización, los sistemas de
información más grandes son los que realizan las principales funciones; por
ejemplo, la nómina. Son sistemas institucionales que tienden a ser descriptivos
con algún componente de normativa, mientras que los sistemas personales se usan
con más frecuencia en una predictiva.
La materia prima de un
sistema de información son los datos: nombres, números, descripciones y muchas
otras cosas. Debemos ser selectivos al recoger datos, despiadados al escogerlos,
y capaces de organizarlos de tal forma que sean comprensibles y útiles para que
puedan usarse. Existen dos aspectos interrelacionados en cualquier sistema de
información: los mismos datos, su estructura inherente y sus propiedades; y, la
forma en que van a usarse los datos y por quién. Una información útil en el
sistema puede obtenerse a partir de los datos: seleccionando datos relevantes
de objetos o grupo de ellos, agregando datos, y transformando datos. Es útil
distinguir entre datos actuales y datos históricos, con lo cual se puede decir
que los datos se guardan en un sistema para dos propósitos: guardar un registro
de lo que ha ocurrido, y como una base para tomar decisiones. También hay
distintos niveles de información necesarios: nivel operacional, que hace cosas,
y un nivel de dirección, que supervisa y planifica. La información requerida en
un nivel operacional necesita estar bien detallada y ser actual y válida minuto
a minuto, mientras que la información de la dirección generalmente está resumida
y puede ser antigua. Los requisitos de la información de una parte de la
organización son que esta sea: conveniente, precisa, relevante y, accesible, lo
cual está implícito en un sistema de información.
REPRESENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La representación de
sistemas es a través de diagramas, los que son más fáciles de comprender, y
comprobar en precisión. Son aproximaciones estructuradas que dan una visión
funcional (qué se hace) del sistema de información y están basadas en uso de
diagramas de flujo de datos. Mediante el uso de modelos de datos como el modelo
Relación-Identidad se obtiene una visión global de los datos. También se debe
representar la forma en que se está implementando (cómo se hace) un sistema.
Los diagramas de flujo de datos contienen cuatro elementos: archivos, procesos,
movimientos de datos y objetos externos al sistema; y son una herramienta de
modelización con tres restricciones clave: son una representación del sistema de
información, no del sistema físico; no contienen información sobre la secuencia
o la temporización de los procesos; y, representan una abstracción del sistema
en términos de sus funciones.
Para completar la
representación se deben proporcionar especificaciones de los procesos y un
diccionario de datos, el cual tiene más detalle sobre el contenido de los
archivos y flujo de datos. Las partes principales para dibujar un diagrama de
flujo de datos son: descomposición funcional, seguimiento de los flujos de
datos y el uso de un diagrama físico de flujo de datos.
Los modelos de datos
sirven para analizar los datos en el sistema como un todo, y mostrando cómo
pueden organizarse para eliminar duplicados y redundancias, y de esa manera,
alcanzar mejores implementaciones. El modelo entidad-relación pertenece a una
clase de modelos conocida como nivel objeto, la cual describe a los datos en
términos de objetos en el sistema; también se les conoce como modelos
conceptuales. Para llevar esto a una representación gráfica, se deben
identificar muy bien los objetos de datos, que se denominan entidades, los
cuales tienen ciertas propiedades o atributos. Un atributo se convierte en un
identificador cuando se utiliza para encontrar una información en particular y
puede ser que algún atributo o más se conviertan en identificadores para ser
más específicos en las búsquedas. En alguna implementación en particular, estos
identificadores pasan a ser clave primaria o clave principal y es el orden en
que está almacenada la información. Existe una segunda clase de modelos
llamados de nivel implementación, los cuales tienden a trabajar en un nivel más
detallado; incluyen los modelos relacionales, de redes y jerárquicos.
Como primer punto,
debemos comprender lo que es un computador o un equipo computacional, y medir
sus posibilidades. Los hay desde muy pequeños, de hogar, personales, donde se
puede llevar fácilmente una pequeña administración personal, hasta grandes
equipos, donde las empresas grandes pueden llevar procesos simultáneos de
finanzas, ventas, compras, etc., e integrar estos sistemas para una posterior
explotación de la información desde niveles operacionales hasta la alta
dirección.
